KI-gestützte Förderungsprüfung durch Workflow Intelligence
Winning solution
KI-gestützte Förderungsprüfung durch Workflow Intelligence
Basierend auf einem erfolgreich eingereichten Förderantrag haben Förderungsnehmende (FN) ein freigegebenes Projektbudget. Zur weiteren Förderungsabwicklung müssen FN die tatsächlichen, widmungskonformen Kosten einreichen und belegen sowie Mitarbeitende der Förderstelle (FS) die widmungskonforme Verwendung anhand der eingereichten Informationen prüfen und die Auszahlung entsprechend freigegeben.
Zur effizienten Förderungsprüfung steht daher das strukturierte, kollaborative Arbeiten am Projektbudget im Mittelpunkt und nicht die Extraktion von Daten aus Dokumenten, hierfür stehen bereits hochqualitative Services zur Verfügung.
Im vorliegenden Konzept deckt das bereits vielfach markterprobte Serviceportfolio des Kooperationspartners Post Business Solutions GmbH (100% Tochter der Österreichischen Post) die gesamte Extraktionsstrecke von physischen sowie digitalen Dokumenten bis zu validierten und strukturierten Daten ab. Durch den Einsatz von künstlicher und menschlicher Intelligenz im Verarbeitungsprozess kann höchste Datenqualität sichergestellt werden.
Kern des Konzepts ist daher eine digitale Plattform, in der das aus dem Förderantrag importierte Projektbudget Schritt für Schritt automatisch mit Daten aus eingereichten Dokumenten befüllt wird. Dazu werden die physisch oder über die Plattform bzw. eine mobile App digital bereitgestellten Dokumente klassifiziert, extrahiert sowie validiert und als strukturierte Daten an die Plattform übermittelt.
KI-gestützt werden daraus Kostenblöcke erstellt und den Kostentypen im Projektbudget zugeordnet. So werden z.B. für Sachkosten Rechnungsdaten mit Angebotsdaten verknüpft oder Reisebelege zu Reisen zusammengefasst. Diese Kostenblöcke werden automatisch gegen die aus den Förderungsrichtlinien importierten Regelungen geprüft, die FN werden auf fehlende Inhalte (z.B. fehlende Vergleichsangebote bei Sachkosten) oder Unstimmigkeiten hingewiesen und eine unvollständige oder nicht konforme Einreichung wird unterbunden. So werden die FN intuitiv durch die Abarbeitung des Projektbudgets geführt und können KI-gestützt auf Informationen zu den Richtlinien und der Förderungskonformität zugreifen. Für die FN steht also die inhaltliche Arbeit am Budget im Mittelpunkt, die Datensammlung ist zwar nahtlos integriert, jedoch effizient vorgelagert und die Extraktion ausgelagert.
Zur Bereitstellung von Dokumenten sowie der weiteren Bearbeitung des Projektbudgets können Mitarbeitende der FN zusammenarbeiten und Aufgaben verteilen.
Erst vollständige und inhaltlich validierte Kostenblöcke können an die FS zur Prüfung und Freigabe eingereicht werden, Mitarbeitende der FS können bei Rückfragen unmittelbar und zeitnah mit dem FN in Kontakt treten und Kostenblöcke genehmigen. Auch hier sind keine weiteren Aufgaben im Bezug auf Dokumentenhandling notwendig und auch die inhaltliche Prüfung ist zum Zeitpunkt der Einreichung bereits abgeschlossen. Die Mitarbeitenden der FS können sich auf die finale Prüfung/Freigabe konzentrieren.
Zur effizienten Förderungsprüfung steht daher das strukturierte, kollaborative Arbeiten am Projektbudget im Mittelpunkt und nicht die Extraktion von Daten aus Dokumenten, hierfür stehen bereits hochqualitative Services zur Verfügung.
Im vorliegenden Konzept deckt das bereits vielfach markterprobte Serviceportfolio des Kooperationspartners Post Business Solutions GmbH (100% Tochter der Österreichischen Post) die gesamte Extraktionsstrecke von physischen sowie digitalen Dokumenten bis zu validierten und strukturierten Daten ab. Durch den Einsatz von künstlicher und menschlicher Intelligenz im Verarbeitungsprozess kann höchste Datenqualität sichergestellt werden.
Kern des Konzepts ist daher eine digitale Plattform, in der das aus dem Förderantrag importierte Projektbudget Schritt für Schritt automatisch mit Daten aus eingereichten Dokumenten befüllt wird. Dazu werden die physisch oder über die Plattform bzw. eine mobile App digital bereitgestellten Dokumente klassifiziert, extrahiert sowie validiert und als strukturierte Daten an die Plattform übermittelt.
KI-gestützt werden daraus Kostenblöcke erstellt und den Kostentypen im Projektbudget zugeordnet. So werden z.B. für Sachkosten Rechnungsdaten mit Angebotsdaten verknüpft oder Reisebelege zu Reisen zusammengefasst. Diese Kostenblöcke werden automatisch gegen die aus den Förderungsrichtlinien importierten Regelungen geprüft, die FN werden auf fehlende Inhalte (z.B. fehlende Vergleichsangebote bei Sachkosten) oder Unstimmigkeiten hingewiesen und eine unvollständige oder nicht konforme Einreichung wird unterbunden. So werden die FN intuitiv durch die Abarbeitung des Projektbudgets geführt und können KI-gestützt auf Informationen zu den Richtlinien und der Förderungskonformität zugreifen. Für die FN steht also die inhaltliche Arbeit am Budget im Mittelpunkt, die Datensammlung ist zwar nahtlos integriert, jedoch effizient vorgelagert und die Extraktion ausgelagert.
Zur Bereitstellung von Dokumenten sowie der weiteren Bearbeitung des Projektbudgets können Mitarbeitende der FN zusammenarbeiten und Aufgaben verteilen.
Erst vollständige und inhaltlich validierte Kostenblöcke können an die FS zur Prüfung und Freigabe eingereicht werden, Mitarbeitende der FS können bei Rückfragen unmittelbar und zeitnah mit dem FN in Kontakt treten und Kostenblöcke genehmigen. Auch hier sind keine weiteren Aufgaben im Bezug auf Dokumentenhandling notwendig und auch die inhaltliche Prüfung ist zum Zeitpunkt der Einreichung bereits abgeschlossen. Die Mitarbeitenden der FS können sich auf die finale Prüfung/Freigabe konzentrieren.
Added value
Der Service zur Datenextraktion der Post steht bereits zur Verfügung und garantiert höchste Datenqualität. In der Konzeption der KI-gestützten Förderprüfung kann so der Fokus auf die Arbeit an den relevanten Daten gelegt werden.
Weder bei FN noch FS werden Ressourcen zur Extraktion und Validierung von Dokumenten gebunden, der Fokus liegt auf der inhaltlichen und kollaborativen Arbeit an den Daten des Projektbudgets.
Die sofortige Zuordnung im Projektbudget bietet den FN einen laufenden, aktuellen Soll/Ist Vergleich des genehmigten Budgets mit den tatsächlichen Kosten und daher volle Transparenz über den Status. Anfallende Kosten können während der laufenden Projektphase berücksichtigt und durch die FS freigegeben werden, dadurch teilt sich der - im Zuge des Konzepts bereits deutlich optimierte - Ressourceneinsatz über die gesamte Laufzeit des Projekts auf.
Die automatisierten inhaltlichen Prüfungen der Kostenblöcke ermöglichen sofortige Rückmeldung an die FN im Bezug auf fehlerhafte Daten und garantieren den FS inhaltlich korrekte Einreichungen. FN werden intuitiv durch den Prozess geleitet, der Prüfaufwand bei der FS wird auf ein Minimum reduziert.
Durch den KI-gestützten Import von Förderrichtlinien lässt sich das Portal automatisch um neue Prüfregeln erweitern und auch für zukünftige Anforderungen nutzen. So kann die Lösung auch FS-übergreifend und mandantenfähig skalieren. Eine individuelle Entwicklung ist nicht an vorgefertigte Abläufe von Standardlösungen gebunden.
Weder bei FN noch FS werden Ressourcen zur Extraktion und Validierung von Dokumenten gebunden, der Fokus liegt auf der inhaltlichen und kollaborativen Arbeit an den Daten des Projektbudgets.
Die sofortige Zuordnung im Projektbudget bietet den FN einen laufenden, aktuellen Soll/Ist Vergleich des genehmigten Budgets mit den tatsächlichen Kosten und daher volle Transparenz über den Status. Anfallende Kosten können während der laufenden Projektphase berücksichtigt und durch die FS freigegeben werden, dadurch teilt sich der - im Zuge des Konzepts bereits deutlich optimierte - Ressourceneinsatz über die gesamte Laufzeit des Projekts auf.
Die automatisierten inhaltlichen Prüfungen der Kostenblöcke ermöglichen sofortige Rückmeldung an die FN im Bezug auf fehlerhafte Daten und garantieren den FS inhaltlich korrekte Einreichungen. FN werden intuitiv durch den Prozess geleitet, der Prüfaufwand bei der FS wird auf ein Minimum reduziert.
Durch den KI-gestützten Import von Förderrichtlinien lässt sich das Portal automatisch um neue Prüfregeln erweitern und auch für zukünftige Anforderungen nutzen. So kann die Lösung auch FS-übergreifend und mandantenfähig skalieren. Eine individuelle Entwicklung ist nicht an vorgefertigte Abläufe von Standardlösungen gebunden.
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